(перепечатка из [Стенюков М.В. СПРАВОЧНИК ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ -- М.: "ПРИОР", 1997. -- 192 с., ISBN 5-7990-0016-1. стр. 23 - 37]).
Состав реквизитов документов
При подготовке документов используются следующие реквизиты:
01 - Государственный герб РФ;
02 - герб субъекта РФ;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код унифицированной формы (код документа);
06 - наименование органа государственной власти РФ или субъекта РФ -- автора документа;
07 - наименование организации -- автора документа;
08 - наименование структурного подразделения -- автора документа;
09 - справочные данные об организации;
10 - название вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный индекс (номер) документа;
13 - ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа при ответе на него;
14 - место составления или издания документа;
15 - гриф ограничения доступа к информации, содержащейся в документе;
16 - адресат;
17 - гриф утверждения документа;
18 - резолюция;
19 - заголовок к тексту;
20 - отметка о контроле;
21 - текст;
22 - отметка о наличии приложения;
23 - подпись;
24 - гриф согласования документа;
25 - визы согласования документа;
26 - оттиск печати;
27 - отметка о заверении копии;
28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;
29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
30 - отметка о поступлении документа в организацию;
31 - отметка для автоматического поиска и контроля информации.
Обязательными для документов являются следующие реквизиты:
04 - код организации по ОКПО;
05-09 - обозначение авторства;
10 - название вида документа (кроме письма, факса);
11 - дата документа;
12 - регистрационный индекс (номер) документа;
13 - ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа запроса при ответе на него (только для писем, факсов);
23 - подпись;
26 - печать (для наиболее важных документов, а также для документов, содержащих финансовые и отчетные сведения).
Расположение реквизитов приведено на рисунке C.1.6.
Требования к оформлению реквизитов. Государственный герб РФ помещается на бланках органов государственной власти РФ, органа Федеральной исполнительной власти, а также бланках территориальных органов федеральных учреждений. Герб субъекта РФ помещается на бланках документов государственных в соответствии с конституциями или уставами субъектов РФ. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещается на бланках организации независимо от их организационно-правового положения, форм собственности, направления деятельности и подчиненности. Эмблема или товарный знак должны быть зарегистрированы в установленном законом порядке. Рекомендуется эмблему фирмы делать не больше 2,5 см. Эмблема организации не воспроизводится на бланке, если на нем помещен герб. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или другому классификатору в зависимости от принадлежности организации к той или иной информационной структуре. Код по ОКПО присваивается Госкомстатом РФ при регистрации организации. На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляются коды по ОКПО. Код по ОКПО может размещаться на бланке или печататься при изготовлении документа. Код документа проставляется на основании Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) или другого классификатора, используемого в информационной системе организации. При информационном обмене между субъектами Российской Федерации используются коды документов по ОКУД. На формах документов, используемых внутри отрасли или отдельной организации, проставляется код по отраслевому либо иному классификатору. Код по ОКУД может размещаться на бланке или печататься при изготовлении документа. Наименование органа государственной власти или субъекта РФ -- автора документа должно соответствовать наименованию, закрепленного в конституции РФ, конституции (уставе) субъекта РФ. Наименование организации должно соответствовать наименованию, установленному в
учредитель уставе (положении о предприятии, акционерном обществе и т.п.). Наименование может размещаться на бланке или печататься при изготовлении документа. Кроме наименования организации, указывают наименование вышестоящей организации, в систему которой он входит. Например:
Федеральное агентство правительственной связи РФ
Научно-технический центр "Орион"
Сокращенное наименование приводится в случаях, когда оно включено в устав (положение) организации. Сокращенное название помещается ниже полного в скобках, например:
Центральный научно-исследовательский институт информации
(ЦНИИИНФОРМ)
На документах акционерных обществ указывается вид акционирования -- закрытое или открытое акционерное общество:
ЗАО "Пилот"
ОАО "РЕАЛ"
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывается в том случае, если оно является автором документа, Наименование должно соответствовать утвержденной структуре организации и печататься ниже названия организации, например:
ЗАО "АКСОНТ"
Отдел Маркетинга
Адресом документа может быть должностное лицо, представляющее организацию, например:
ПРЕФЕКТ
Северного административного округа.
данных может быть дополнен отметкой о государственной регистрации предприятии, состоящей из даты регистрации и номера лицензии. Название вида документа должно быть указано заглавными буквами:
ПРИКАЗ, АКТ, КОНТРАКТ и т.п.
Название вида не указывается в служебном письме (факсе). Датой документа является дата его подписания или утверждений, для протокола -- дата принятия решения. Дата документа оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 14.01.02. Допускается применять при подготовке нормативных документов, а также документов, содержащих сведения финансового характера, словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например:
31 мая 2001 г. или 1 марта 1997 г.
В изолированных информационных или документационных системах могут использоваться другие способы датирования, например:
01.03.2000, или 21.04.2002.
Регистрационный индекс (номер) состоит из порядкового номера, который может дополняться индексами: дела по номенклатуре дел, корреспондентов, вопросов деятельности, должностных лиц, исполнителей и т.п., например:
1 -- 3/115 (где 115 -- номер документа, 1 -- номер структурного подразделения, 3 -- номер дела по номенклатуре),
ОМ -- 3/155 (где 115 -- номер документа, ОМ -- отдел маркетинга, 3 -- номер дела.)
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа слева направо, например:
совместный документ Центробанка РФ и ГТК РФ будет иметь номер:
01-20-105/11921, где
01-20-105 -- номер, присваиваемый Центробанком, а
11921 -- ГКТ РФ.
Во внешнеторговом контракте номер контракта будет состоять из трех групп знаков с двумя разделителями, например:
ББ/000 000 00/000 00
где ББ -- две буквы, соответствующие коду страны Покупателя (Продавца) по международному классификатору "Страны мира";
000 000 00 -- код организации Покупателя (Продавца) по Общероссийскому классификатору "Предприятия и организации" (ОКПО);
000 00 -- порядковый номер документа в организации Продавца (Покупателя).
Ссылка на индекс и дату документа-запроса,
На _________ от _____________
поступившего в организацию, при ответе на него для удобства использования документов. Ссылка на регистрационный индекс и дату документа - запроса может размещаться на бланке и и заполняться при составлении документа, являющегося ответом на него. Место составления или издания документа указывается только в том случае, если оно не включено в состав названия организации. Например:
на бланке Московского института стали и сплавов, Московской школы секретарей город Москва не указывается. Буква "г." (город) перед названием города не проставляется, если в нем использовано слово "город", например:
Санкт-Петербург, Волгоград, Нижний Новгород,
но г. Орел, г. Саратов.
Москва в соответствии с ее уставом обозначается -- город Москва.
Гриф ограничения доступа к информации, содержащейся в документе ("Для служебного пользования", "Конфиденциально") проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, на обложке дела и титульном листе и дополняется номером экземпляра, например:
Конфиденциально
Экз. 2.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании в организацию ее название и название структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Банк "Столичный"
Отдел кредитования.
Должность лица, которому адресуется документ, указывается в дательном падеже, например:
ЗАО "ВИСТ"
Отдел рекламы
Ведущему специалисту
г-же Смирновой А.И.
или
Генеральному директору
ООО "РИНГО"
г-ну Орлову В.Б.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или подразделений, их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям предприятий
Северного административного округа
Максимальный набор реквизитов "Адресат" состоит из следующих частей:
- наименование организации в именительном падеже;
- структурное подразделение в именительном падеже;
- должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;
- почтовый адрес.
Например:
ОАО "Сталкер"
Отдел рекламы
Начальнику отдела
г-ну Рогову А.В.
Полянка, 17,
Москва, Россия,
113209
Адресование может быть несколько иного вида, например:
Директору
ЗАО "Эра"
г-ну Скорину И.В.
ул. Остоженка, 14, стр. 2, офис 5
Москва, Россия,
127408.
Если документ отправляется в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам -- почтовый адрес не указывается. При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:
ул. Ордынка, 32 кв. 17,
Москва, Россия, 119215,
Лунину П.В.
Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), потом дом, улица, город, штат (графство), и в конце страна и почтовый индекс. Например:
Peter Lunin
32--17, Ordinka,
Moscow, 119215
Russia
Адрес факса указывается следующим образом:
Директору
ЗАО "Развитие"
г-ну Федорову А.И.
ф. (095) 235-41-08
Реквизит "Адресат" печатается после 32 печатных знаков (8 см.) от границы левого поля в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков -- "уголков". Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утвердившего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО "Гранд"
подпись И.Г. Дашков
"02" сентября 1997 года.
При утверждении документа Указом, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
протокол Совета директоров
от "21" сентября 1997 г. 4
или
УТВЕРЖДЕНО
приказ Генерального директора ЗАО "ЭКОС"
от 03.09.01 21
Резолюция включает:
- фамилия исполнителя (кому поручается исполнение);
- содержание поручения (конкретные действия);
- срок исполнения;
- личную подпись руководителя и дату подписания.
Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым. Остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:
Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии до 04.03.01.
или
Скорину А.В. Подготовить проект контракта до 01.05.2000.
Допускается оформление резолюции в форме поручения на отдельном листе формата A5 или A6, в зависимости от содержания поручения и количества исполнителей. Документ должен иметь заголовок к тексту, в котором указывается краткое содержание документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? Например:
О поставке продукции.
О приеме на работу.
Об отделе кадров.
чего? Например:
Акт списания продукции.
Протокол общего собрания акционеров
Правила техники безопасности.
В унифицированных формах заголовок может входить в состав названия вида документа, например:
Договор на выполнение работ (оказания услуг)
Допустимо не указывать заголовок к тексту на документах формата A5. Отметка о контроле проставляется должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Допускается проставление отметки буквой "К" или штампом "КОНТРОЛЬ". Текст документа является основным элементом любого документа. Составление текста документа осуществляют на языке, установленным Конституцией (русский) и законодательными актами субъектов (государственные и национальные языки). При направлении документов в органы федеральной власти Российской Федерации и их территориальные подразделения тексты пишутся на русском языке. Текст документов строится в виде анкеты, таблицы, связанного текста, а также в виде соединения этих форм. В анкетном тексте наименование признаков (постоянная информация) выражаются именами существительными в именительном падеже (должность, специальность по образованию и др.) или словосочетаниями с глаголом от второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", "были", "находились"). Характеристики, выраженные словесно, должны грамматически согласовываться с наименованием признаков. В табличном тексте графы и строки таблицы (постоянная информация) должны иметь заголовки , выраженные именами существительными в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документов, во второй -- выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст содержит только одну заключительную часть (например, приказы -- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления -- просьбу без пояснения, справки, докладные записки -- выводы). В документах, состоящих из одной
фразы служит основание либо причину создания документа, а вторая -- решение, распоряжение, просьбу, например:
Для улучшения информационного обеспечения деятельности юридического отдела прошу установить базу данных "Гарант".
Постоянная информация может быть оформлена в виде трафаретного текста, например, текст справки о зарплате работника. В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок к тексту, например:
В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.02.97 240-П "О введении штрафных санкций..."
В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа, например:
"приказываю", "предлагаю".
Если автором документа является коллегиальный орган, в распорядительных документах следует использовать форму изложения текста от третьего лица единственного числа, например:
"постановляет", "решил",
или первого лица множественного числа, например:
"решили", "предлагаем".
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например:
"слушали", "выступили", "постановили".
Содержание выступлений -- от третьего лица единственного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа, например:
"департамент осуществляет функции...", "в состав акционерного общества входит...", "комиссия установила..."
Если документ имеет приложение, указанное в тексте, то отметка о его наличии оформляется в сокращенной форме:
Приложение на 5 л. в 2 экз.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Контракт от 20.07.97 21/3 на 5 л. в 2 экз. 2.Акт приемки работ от 15.09.97 17 на 1 л. в 4 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. Приложение к распорядительному документу должно иметь в правом верхнем углу отметку ПРИЛОЖЕНИЕ с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного индекса по следующей форме:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к приказу директора ЗАО "ЭРА" от 01.04.01 12
В состав реквизита "Подпись документа" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:
Генеральный директор личная подпись О.А.Рубин
Генеральный директор
ОАО "Партия" личная подпись О.А.Рубин
При оформлении документа на должностном бланке наименование должностного лица, подписавшего документ, не указывается. Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например:
Мэр личная подпись Ю. Лужков
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор личная подпись А.В.Зорин
Главный бухгалтер личная подпись Т.В. Барышева
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
ПРЕФЕКТ СВАО г. Москвы ПРЕФЕКТ ЦАО г. Москвы
личная подпись личная подпись
А.И. Петров И.Г. Орлов
При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:
Генеральный директор Президент фонда
завода "Энергия" социальной защиты
личная подпись личная подпись
И.П. Трушин И.С Силаев
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределении обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указывают в алфавитном порядке, например:
Председатель комиссии личная подпись А.С. Долохов
Члены комиссии личная подпись Л.И. Антонова
личная подпись О.Р. Грошев
личная подпись А.И. Якушев
При отсутствии должностного лица, должность и фамилия которого указаны на проекте документа, документ может быть подписан исполняющем обязанности этого должностного лица с обязательным указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименование должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор МГТС
личная подпись С.А. Колин
03.04.97
Если согласование производством предоставления документа (письма, протокола и др.), гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
протокол заседани
Правления "АСКО"
от 01.03.97 8
Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись документа" или на отдельном листе согласования. При наличии двух - трех грифов согласования они располагаются на одном уровне. Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Это необходимо для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Реквизит "Виза согласования документа" включает в себя: личную подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования, при необходимости -- должность визирующего. Виза располагается ниже реквизита "Подпись" от границы левого поля, на левой или оборотной стороне последнего листа документа, например:
Юрисконсульт
личная подпись Н.И. Власов
06.06.97
Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их следующим образом:
С замечаниями
личная подпись И.О. Громов
01.07.97
На исходящих документах виза ставится на втором экземпляре, остающимся в фирме. На внутренних документах фирмы (приказах, распоряжениях) виза может проставляться на первом экземпляре. Оттиск печати заверяет подлинность подписи ответственного лица. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи лица, подписавшего документ. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется: заверительная отметка "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения, например:
Верно
Начальник отдела кадров личная подпись М.В. Борзов
09.09.97
При пересылки копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную отметку удостоверяют печатью службы документационного обеспечения управления. Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Устинов
324-95-87
Допускается в случае служебной необходимости проставлять инициалы машинистки и количество изготовленный экземпляров документа. Отметка об исполнении документа и направления его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; слово "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись и дата, например,
В дело 1-5. Отправлен факс от 01.04.97 1297
Личная подпись 02.04.97
Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в форме штампа или иным способом в границах нижнего поля первого листа документа, например:
ООО "Лидер"
Вх. 00001
Дата 08.01.97
При внесении документа в память ПК на его нижнем поле ставится реквизит "Отметка для автоматического поиска и контроля информации", включающий: имя файла, фамилию лица, осуществляющего введение документа в память ПК, или его код и дату. Такая отметка необходима для:
- исключения повторного ввода документа в ПК;
- быстрого поиска документа по имени файла;
- установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.
Назад... К оглавлению раздела Далее...