Еще на уроках русского языка в школе Вы, наверное, слышали о различных стилях речи: разговорный, художественный, научный, научно-популярный, публицистический и, наконец, деловой стиль. Особенности делового стиля следующие:

1. Краткость и четкость изложения.
2. Логическая стройность.
3. Четкость в формулировках.
4. Отсутствие образности.
5. Недопустимость междометий, восклицания, просторечий, другой неясной и малозначимой информации.
6. Некоторые послабления в использовании канцеляризмов.
7. События описываются от третьего либо от первого (в объяснительных записках) лица.
8. Отсутствие в документах эмоциональной нагрузки.

Размер служебной записки -- не более одного листа. При необходимости остальные материалы переносятся в приложение.

Несколько слов о канцеляризмах. Канцеляризмы -- это устойчивые слова и словосочетания, которые:

• упрощают изложение;
• лишают деловые бумаги образности;
• делают более четкими формулировки;
• некоторые "канцеляризмы" имеют юридический смысл.

К канцеляризмам относятся следующие слова:

койко-место, член чего-либо, руководствуется, положение, Управление делами, протокол, саммит, (официальные) лица.

Канцеляризмы делают деловую переписку как бы "точнее", и одновременно лишают ее образности, совершенно не нужной в делопроизводстве. Однако канцеляризмами не следует злоупотреблять даже в деловой переписке -- каждый из канцеляризмов читателям приходится "расшифровывать" в своем мозгу. К тому же полное лишение образности делает бумаги незапоминаемыми. Кроме того, привычка в использовании канцеляризмов может распространиться на разговорную и литературную речь человека, требующей большой образности. Поэтому в литературно-художественном произведении и разговорной речи, где ценится эмоциональность и образность, канцеляризмы недопустимы!

В деловых бумагах должно быть как можно меньше эмоций и образов и больше -- фактов, предложений. Учтите, что служебная записка -- это юридический документ, вернее, несущий юридическую нагрузку. Он должен вызывать одинаковое толкование и трактовку. Размытость формулировок, эмоциональность, недосказанность, ошибки в изложении фактов может свести к нулю ценность деловой бумаги.

Также следует обращать внимание на понятность и "доступность" изложения деловой бумаги. В ней не должно быть непонятных и малопонятных терминов. Вообще пишите служебные записки в стиле, понятным даже малообразованным читателям. Однако при этом не оказывайте потенциальному читателю свое неуважение, невнимание, невежливость или любую другую форму выражения своего пренебрежения к нему! Старайтесь при написании служебных записок ввести читателя в курс дела, при этом не упустив возможность показать внимание к читателю и заинтересованность в решении его проблем. В конце выскажите свои предложения в форме, наиболее приемлемой для него.

Назад...   К оглавлению раздела   Далее...