Наиболее часто встречающаяся и наиболее грубая ошибка (по мнению Д. Карнеги) заключается в том, что служебная записка начинается с самовосхваления (или восхваления своей компании), далее описывается то, что хочет автор письма или записки и лишь в конце говориться, какую выгоду может принести данное предложение адресату. Как правило, реакция на такое письмо или записку обратная (от той, какой хотел автор письма). Даже написав это письмо самым корректным и дружеским стилем, Вы невербально показывается адресату, что Вас не волнуют его проблемы, чем наносите ему оскорбление.

Учитывая написанный выше материал, автор предлагает следующий план написания текста записки:

1. Заголовок письма/записки. В ней дается вкратце содержание (до пяти слов).
2. Вежливое обращение (по имени и отчеству).
3. Текущее положение дел или поднимаемый вопрос. Его нужно описать с точки зрения адресата, наиболее корректными словами. Его длина 2 - 4 предложения.
4. Описать возможные действия по разрешению ситуации и взаимную выгоду от ее решения (2 - 4 предложения).
5. Только после этого предложите (именно предложите!) адресату какие-либо действия по разрешению ситуации. Это предложение напишите с нового абзаца.
6. Закончите письмо пожеланием адресату благополучия в одной из стандартных фраз:
• с уважением;
• с наилучшими пожеланиями;
• надеюсь на долговременное сотрудничестве с Вами (в письмах);
• с благодарностью,
• заранее Вас благодарю.

Примечание: в служебных записках пункт 6 обычно опускают.

Пример писем и служебных записок приведен здесь.

Назад...   К оглавлению раздела   Далее...